1. Introducere

Smart Manager Pro (denumit în continuare „noi”, „noastre” sau „Prestator”) respectă confidențialitatea utilizatorilor și este angajat să protejeze datele cu caracter personal ale utilizatorilor platformei noastre. Această Politică de Confidențialitate explică cum colectăm, utilizăm, stocăm și protejăm informațiile tale personale.

Prin utilizarea platformei Smart Manager Pro, accepti prelucrarea datelor tale cu caracter personal conform prevederilor acestei Politici de Confidențialitate și în conformitate cu Regulamentul General privind Protecția Datelor (GDPR) și legislația română aplicabilă.

Dacă nu ești de acord cu această politică, te rugăm să nu utilizezi serviciile noastre.

2. Ce date colectăm

Colectăm și procesăm următoarele categorii de date cu caracter personal:

2.1. Date de identificare

• Nume și prenume
• Adresă de email
• Număr de telefon
• Adresă poștală
• Date despre companie (nume, CUI, număr de înregistrare, adresă)

2.2. Date de autentificare

• Parolă (stocată criptat)
• Token-uri de autentificare
• Istoricul de conectare

2.3. Date despre utilizare

• Date despre utilizarea platformei (pagini accesate, funcționalități utilizate)
• Date tehnice (adresă IP, tip de browser, sistem de operare)
• Cookie-uri și tehnologii similare
• Log-uri de acces și erori

2.4. Date despre clienți și afaceri

• Date despre clienții tăi (nume, adresă, CUI, contacte)
• Date despre facturi, oferte și documente emise
• Date despre stocuri și produse
• Date financiare (plăți, incasări)

2.5. Date de comunicare

• Mesaje trimise prin platformă
• Note și comentarii
• Istoricul comunicărilor

3. Cum utilizăm datele

Utilizăm datele tale cu caracter personal în următoarele scopuri:

3.1. Furnizarea serviciilor

• Crearea și gestionarea contului tău
• Furnizarea funcționalităților platformei
• Procesarea comenzilor și facturilor
• Gestionarea stocurilor și documentelor
• Integrarea cu servicii terțe (e-Factura ANAF, etc.)

3.2. Comunicare

• Trimiterea notificărilor despre serviciile noastre
• Răspunderea la întrebări și solicitări
• Informarea despre modificări importante ale serviciilor
• Trimiterea de comunicări de marketing (doar cu consimțământul tău)

3.3. Îmbunătățirea serviciilor

• Analiza utilizării platformei pentru îmbunătățirea funcționalităților
• Dezvoltarea de funcționalități noi
• Rezolvarea problemelor tehnice
• Prevenirea fraudelor și abuzurilor

3.4. Conformitate legală

• Respectarea obligațiilor legale
• Răspunderea la cereri din partea autorităților competente
• Protecția drepturilor noastre legale

4. Baza legală pentru prelucrare

Prelucrăm datele tale cu caracter personal pe baza următoarelor temeiuri legale:

• Executarea contractului: Pentru furnizarea serviciilor solicitate de tine
• Consimțământul: Pentru comunicări de marketing și utilizarea cookie-urilor non-esențiale
• Obligații legale: Pentru respectarea obligațiilor legale (ex: facturare, raportare fiscală)
• Interese legitime: Pentru îmbunătățirea serviciilor, securitate și prevenirea fraudelor

5. Partajarea datelor

Nu vindem datele tale cu caracter personal. Putem partaja datele tale doar în următoarele situații:

5.1. Furnizori de servicii

Putem partaja datele cu furnizori de servicii care ne ajută să operăm platforma (găzduire cloud, procesare plăți, servicii de email, analytics). Acești furnizori sunt obligați să protejeze datele și să le utilizeze doar în scopurile stabilite.

5.2. Integrări

Pentru funcționalități precum e-Factura ANAF, datele necesare sunt transmise către serviciile terțe respective, conform termenilor și condițiilor acelor servicii.

5.3. Obligații legale

Putem dezvălui date dacă este necesar pentru a respecta o obligație legală, o hotărâre judecătorească sau o cerere din partea unei autorități competente.

5.4. Transferuri internaționale

Datele tale pot fi transferate și procesate în țări din afara Spațiului Economic European (SEE). În astfel de cazuri, ne asigurăm că există garanții adecvate pentru protecția datelor, conform GDPR.

6. Securitatea datelor

Implementăm măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a proteja datele tale cu caracter personal:

• Criptare: Datele sunt criptate în tranzit și la rest
• Autentificare: Sisteme de autentificare multi-factor pentru accesul la cont
• Control acces: Accesul la date este restricționat doar pentru personalul autorizat
• Monitorizare: Monitorizăm continuu sistemul pentru detectarea vulnerabilităților
• Backup: Realizăm backup-uri regulate ale datelor
• Actualizări de securitate: Aplicăm actualizări de securitate în mod regulat

În ciuda măsurilor noastre, niciun sistem nu este 100% sigur. Te rugăm să ne anunți imediat dacă observi orice activitate suspectă în contul tău.

7. Drepturile tale

Conform GDPR, ai următoarele drepturi:

7.1. Dreptul de acces

Poți solicita o copie a datelor tale cu caracter personal pe care le deținem.

7.2. Dreptul la rectificare

Poți solicita corectarea datelor inexacte sau incomplete.

7.3. Dreptul la ștergere

Poți solicita ștergerea datelor tale în anumite circumstanțe (ex: când nu mai sunt necesare sau retragi consimțământul).

7.4. Dreptul la restricționarea prelucrării

Poți solicita restricționarea prelucrării datelor tale în anumite circumstanțe.

7.5. Dreptul la portabilitatea datelor

Poți solicita primirea datelor tale într-un format structurat, utilizat în mod obișnuit și care poate fi citit automat, sau transferarea acestora către alt operator.

7.6. Dreptul la opoziție

Poți să te opui prelucrării datelor tale în anumite circumstanțe, inclusiv pentru marketing direct.

7.7. Dreptul de a retrage consimțământul

Dacă prelucrarea se bazează pe consimțământul tău, poți să-l retragi în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate înainte de retragere.

7.8. Dreptul de a depune plângere

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) dacă consideri că prelucrarea datelor tale încalcă GDPR.

8. Cookie-uri

Utilizăm cookie-uri și tehnologii similare pentru a îmbunătăți experiența ta pe platformă.

8.1. Ce sunt cookie-urile

Cookie-urile sunt fișiere text mici stocate pe dispozitivul tău când accesezi un site web. Ele permit site-ului să-ți amintească preferințele și să îmbunătățească experiența de navigare.

8.2. Tipuri de cookie-uri utilizate

Cookie-uri esențiale

Aceste cookie-uri sunt necesare pentru funcționarea platformei și nu pot fi dezactivate. Ele includ cookie-uri pentru autentificare, securitate și funcționalități de bază.

Cookie-uri de performanță

Aceste cookie-uri ne ajută să înțelegem cum utilizatorii interacționează cu platforma, colectând informații despre paginile accesate și erorile întâlnite. Aceste informații sunt anonime și ne ajută să îmbunătățim platforma.

Cookie-uri de funcționalitate

Aceste cookie-uri permit platformei să-ți amintească preferințele (ex: limba selectată, tema dark/light) și să ofere funcționalități îmbunătățite.

Cookie-uri de marketing

Aceste cookie-uri sunt utilizate pentru a-ți afișa conținut relevant și pentru a măsura eficacitatea campaniilor de marketing. Aceste cookie-uri necesită consimțământul tău.

8.3. Gestionarea cookie-urilor

Poți gestiona preferințele pentru cookie-uri prin setările browser-ului tău. Poți șterge cookie-urile existente sau configura browser-ul să refuze cookie-uri. Totuși, dezactivarea cookie-urilor esențiale poate afecta funcționalitatea platformei.

8.4. Cookie-uri terțe

Unele servicii terțe (ex: Google Analytics, servicii de plăți) pot seta propriile cookie-uri. Nu avem control asupra acestor cookie-uri și te rugăm să consulți politicile de confidențialitate ale acestor servicii.

9. Perioada de păstrare a datelor

Păstrăm datele tale cu caracter personal doar atât timp cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate:

• Date despre cont: Până când ștergi contul sau soliciti ștergerea
• Date despre facturi și documente: Conform obligațiilor legale de păstrare (de obicei 10 ani)
• Date de marketing: Până când retragi consimțământul
• Log-uri și date tehnice: Maxim 12 luni

După expirarea perioadei de păstrare, datele vor fi șterse sau anonimizate în mod sigur.

10. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a modifica această Politică de Confidențialitate în orice moment. Modificările importante vor fi comunicate prin email sau prin notificări în platformă, cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare.

Te rugăm să consulți periodic această pagină pentru a fi la curent cu cele mai recente modificări. Data ultimei actualizări este indicată în partea de sus a acestui document.

11. Contact

Pentru întrebări, solicitări sau preocupări privind această Politică de Confidențialitate sau prelucrarea datelor tale cu caracter personal, te rugăm să ne contactezi:

12. Autoritatea de supraveghere

Ai dreptul să depui o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP) dacă consideri că prelucrarea datelor tale cu caracter personal încalcă legislația aplicabilă.